CHAPTER 6. DOKUMENTASI ASURANSI

A.Proposal Form

1.Definisi:
Proposal form adalah dokumen yang dibuat oleh penanggung dengan maksud untuk mencari jawaban terhadap segala fakta material atas resiko yang akan diasuransikan.Kewajiban tertanggung tidak terbatas kepada pertanyaan-pertanyaan yang ditanyakan saja, tetapi tertanggung juga harus mengungkapkan tambahan material facts yang mungki berlaku.

2.Fungsi Proposal Form:

a.Mencatat informasi yang penting buat underwriter untuk melakukan assesment atas resiko yang diajukan, apakah resiko tersebut bisa diasuransikan atau tidak, dan bila bisa, apa syarat-syarat atau kondisi serta berapa harganya.

b.Dasar perjanjian
Proposal form berisikan deklarasi bahwa proposal adalah dasar perjanjian dan bahwa tertanggung menjamin kebenaran atas jawaban-jawaban yang ada di proposal form, sehingga setiap misrepresentation adalah merupakan pelanggaran perjanjian dan menjadikan perjanjian dapat batal.

c.Advertising
Proposal form juga berisikan secara rinci jaminan yang ada. Kadang-kadang jenis polis lain yang ada dari perusahaan juga dicantumkan. Bila proposal form juga menyebutkan jaminan yang ada secara ringkas disebut “prospectus” atau lebih tepatnya “proposal dan prospectus”.Harus diingat bahwa penerbitan proposal form kepada potensial klien tidak menyatakan perusahaan akan menerima proposal klien. Informasi yang dikumpulkan dari form yang telah diisi lengkap tentang fisik dan/atau moral risk yang sedang diajukan dapat berarti bahwa resiko tersebut tidak dapat diterima oleh penanggung.



d.Dengan bentuknya yang sudah uniform (seragam), proposal form memungkinkan pihak penanggung menangani permintaan penutupan asuransi dengan cepat dan akurat.

e.Memudahkan pihak penanggung dalam mengevaluasi apakah telah terjadi penyampaian fakta-fakta material atau fakta-fakta penting yang keliru.

3.Penggunaan Proposal Form

a.Asuransi Marine
Proposal form tidak digunakan dalam asuransi marine karena penggunaan broker’s “slip” telah menjadi praktek di Llyod’s dan perusahaan untuk bertahun-tahun, terkecuali untuk insurance of small pleasure craft dan other minor risks.

b.Llyod’s
Sebagian besar asuransi di Llyod’s diajukan dengan kelengkapan broker’s slip. Bila perlu syndicate akan meminta proposal form, misal motor insurance dan asuransi jiwa.

c.Asuransi Kebakaran
Proposal form biasanya tidak digunakan untuk resiko-resiko besar karena:
-tidak ada tempat yang cukup di dalam form untuk menjelaskan seluruh property yang dipertanggungkan
-perusahaan akan melakukan survey
-broker telah meringkas informasi yang relevant di dalam menawarkan resiko

d.Cabang asuransi lain
Proposal form adalah suatu keharusan bahkan untuk resiko-resiko yang besar, kecuali untuk resiko-resiko engineering dan aviation karena akan dilakukan survey.

4.Style
Masing- masing perusahaan mempunyai bentuk proposal form sendiri-sendiri untuk masing-masing class of business

5.Pertanyaan-pertanyaan umum
Berikut ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang dapat ditemukan di kebanyakan proposal form terlepas dari class of insurance.

a.Nama proposer
Selain diperlukan untuk mengidentifikasi tertanggung, nama juga dapat menunjukkan nature of the physical dan moral hazard. Nama perusahaan yang mengajukan asuransi juga dapat menunjukkan nature of their trade (contohnya: PT Indosat bergerak di bisnis telekomunikasi, PT Indofood bergerak di bisnis makanan) atau nama seseorang di mana perusahaan tidak ingin melakukan bisnis karena doubtful integrity (misalnya karena pengalaman klaimnya yang buruk).
Bila nama proposer adalah perusahaan asing, perusahaan asuransi harus berhati-hati karena tidak diketahui pasti bagaimana keadaan/kondisi perusahaan induknya.

b.Alamat proposer
Alamat adalah faktor penting di dalam mengunderwrite motor insurance, theft insurance dan semua resiko asuransi di mana perbedaan geographical areas dapat juga menyebabkan perbedaan kemungkinan kerugian. Alamat juga digunakan untuk tujuan korespondensi

c.Alamat resiko
Dalam kasus tertentu, alamat resiko berbeda dengan alamat rumah tertanggung atau alamat perusahaan. Alamat resiko dapat menjadi material dalam asuransi fire, theft , motor, property dan liability.Alamat resiko harus ditulis dengan benar, karena bila alamat tidak benar, klaim bisa ditolak karena alamat di proposal form yang akan ditulis di polis.
Bila terjadi kesalahan harus segera dilaporkan (sebelum klaim), supaya bisa diganti.

d.Pekerjaan proposer
Pekerjaan-pekerjaan tertentu menghadirkan abnormal hazards, misal:
-dalam asuransi jiwa dan kecelakaan diri : miners, airline crew
-dalam asuransi kebakaran : plastic manufacturers & woodworkers

e.Riwayat asuransi
Jika penanggung lain memberlakukan syarat atau premi khusus, atau menolak proposer di masa lalu, hal ini sangat penting buat penanggung baru untuk menyelidiki keadaannya secara seksama sebelum memutuskan sehubungan dengan acceptance and terms.

f.Claim or loss history
Underwriter ingin mengetahui kerugian-kerugian sebelumnya, apakah diasuransikan atau tidak, yang akan dijamin oleh asuransi yang sedang diajukan

6.Pertanyaan-pertanyaan khusus
Selain pertanyaan-pertanyaan umum, underwriter akan mengajukan pertanyaan-pertanyaan khusus tergantung dari jenis asuransi yang sedang diajukan.

a.Asuransi Kebakaran
-konstruksi, penggunaan dan nilai bangunan
-sifat dan nilai isi bangunan
-sifat proses yang dilakukan
-jaminan perluasan yang diinginkan

b.Asuransi Kendaraan Bermotor
-jenis jaminan yang diinginkan, comprehensive, third party fire & theft or third party only
-jenis penggunaan kendaraan
-rincian kendaraan
-usia, pengalaman klaim dan/atau kecelakaan yang dialami oleh pengemudi-pengemudi tetapnya

c.Asuransi Jiwa dan Kecelakaan Diri
-usia, pekerjaan dan riwayat kesehatan atas jiwa yang dipertanggungkan
-tinggi dan berat badan

d.Public Liability Insurance
-sifat pekerjaan yang dilakukan
-jumlah karyawan dan daftar gaji tahunan
-rincian alat-alat berbahaya yang digunakan
-limit liability yang dijamin

e.Employer’s Liability Insurance
-jumlah dan pengelompokan karyawan dan daftar gaji tahunan untuk tiap kelompok
-rincian mesin-mesin berbahaya, boilers, pressure vessels, lifting apparatus
-rincian bahan-bahan berbahaya yang digunakan dan prosesnya

7.Deklarasi
Proposal form biasanya juga memuat juga deklarasi yang menegaskan bahwa proposal dan isinya adalah dasar dari pada kontrak dan proposer akan menerima bentuk kontrak penanggung. Proposer menjamin kebenaran jawaban-jawabannya, namun pada saat ini jaminan dimaksud dibatasi dengan kata-kata:
“To the best knowledge and belief of proposer”

8.Tanda tangan
Di bawah deklarasi (jika ada) dan pertanyaan-pertanyaan tersebut, terdapat tempat di mana tertanggung membubuhkan tanda tangannya dan memberikan tanggal.

B.Polis
1.Definisi:
Polis adalah suatu dokumen yang merupakan bukti akan adanya kontrak/perjanjian, tetapi bukan perjanjian itu sendiri. Di dalam kontrak tersebut ada offer and acceptance.
Offer : tertanggung menyerahkan resiko untuk diambil alih oleh penanggung (pada proposal form)
Acceptance: penanggung menerima pengalihan tersebut dengan menerbitkan polis (dalam polis)
Yang menandatangani proposal form adalah tertanggung, sedangkan yang menandatangani polis adalah penanggung.

2.Schedule form
Di dalam bentuk polis di mana bagian-bagian yang berbeda dari dokumen dipisahkan satu dari yang lainnya dan informasi tertentu yang berkaitan dengan perjanjian dirinci dalam schedule atau list.

a.Heading
Nama dan alamat perusahaan disebut sebagai heading

b.Preamble/recital clause
Klausula ini adalah klausula pembukaan atas rincian jaminan dan menyatakan keadaan di mana polis akan berlaku. Klausula ini mencakup dua hal:
-bahwa premi telah dibayar atau ada persetujuan bahwa premi akan dibayar
-bahwa proposal form adalah dasar daripada perjanjian dan merupakan satu kesatuan dengan polis

c.Operative clause
Klausula ini merinci resiko-resiko apa saja yang dijamin di dalam polis tersebut
Contoh : Dalam asuransi kebakaran, yang dijamin adalah fire, lightning, explosion, aircraft dan smoke

d.Pengecualian/exception
Klausula ini merinci resiko-resiko yang tidak dijamin dalam polis, baik yang bersifat umum maupun yang khusus

e.Kondisi /conditions
Bagian dari polis yang memuat syarat-syarat yang harus ditaati selama periode pertanggungan
Ada dua macam conditions:

Implied conditions
Ada 4 kondisi yang dinyatakan secara tidak langsung oleh hukum yang berlaku terhadap seluruh perjanjian asuransi walaupun kondisi tersebut tidak dinyatakan secara tertulis, misal:
1.bahwa tertanggung mempunyai insurable interest terhadap subject matter of insurance
2.bahwa kedua belah pihak telah menjalankan utmost good faith di dalam negosiasi hingga mencapai perjanjian
3.bahwa subject matter of insurance benar-benar ada
4.bahwa subject matter of insurance dapat diidentifikasi

Express conditions
Express conditons adalah kondisi yang dinyatakan atau disebutkan di dalam polis
Kondisi ini dapat dibagi ke dalam;
a.general conditions adalah kondisi yang dicetak di atas polis dan berlaku untuk semua polis yang diterbitkan oleh penanggung
b.particular conditions adalah kondisi yang dibuat dan diketik di atas polis khusus
General conditions biasanya berurusan dengan reinforcement of a common law provision, seperti misrepresentation dan fraud; perubahan-perubahan yang harus diberitahukan kepada penanggung; pembatasan dalam penutupan; prosedur klaim; hak-hak istimewa untuk salah satu pihak, misal hak penanggung untuk mengambil alih bangunan yang rusak karena kebakaran atau hak tertanggung untuk membatalkan polisnya; kontribusi dengan penanggung lain, subrogasi dan arbitrase.

Particular conditions berhubungan dengan perluasan jaminan di luar jaminan yang ada di dalam polis yang dicetak, atau special warranties dapat diberlakukan untuk menentukan sikap tertanggung melaksanakan alasannya.
Misal, suatu perbuatan oleh tertanggung bahwa sesuatu harus atau tidak harus dilakukan.

Klasifikasi kondisi:
Kondisi dapat diklasifikasikan atau dikategorikan sebagai berikut:
a.express dan implied
b.general dan particular
Kondisi dapat lebih jauh diklasifikasikan, yaitu:
-conditions precedent to the contract
-conditions subsequent to the contract
-conditions precedent to the liability

Conditions precedent to the contract adalah kondisi yang harus dipenuhi sebelum kontrak berlaku, misal implied condtions
Conditons subsequent to the contract dinyatakan di dalam kontrak dan dapat berupa general atau particular, misal perubahan situasi di dalam asuransi kebakaran. Kondisi ini harus terus dipenuhi sepanjang periode kontrak untuk menjaga keabsahannya.
Conditions precedent to the liability dinyatakan di dalam polis dan berurusan dengan prosedur klaim, misalnya kondisi ini harus dipenuhi sebelum ada liability. Pada asuransi jiwa, express conditions baik general atau particular dapat diklasifikasikan sbb:
a.restrictive, misal residence, war risk
b.privilage, misal days of grace, surrender value, paid-up loans
c.special, misal payment of premium by installment

f.The Schedule
Bagian dari polis yang mencatat rincian daripada kontrak pertanggungan yang bersangkutan, seperti:
-nama dan alamat tertanggung;
-jenis usaha tertanggung;
-pokok pertanggungan (the subject matter insured)
-jumlah pertanggungan (the sum insured)
-periode pertanggungan;
-kondisi pertanggungan;
-dan lain-lain yang dianggap perlu

g.Tanda tangan pihak penanggung (Attestation clause)
Merupakan bagian dari polis yang memuat tanda tanda penanggung sebagai persetujuan atas pengalihan resiko

h.Uraian (Specification)
Khusus untuk resiko-resiko besar di mana ruangan dalam schedule tidak mencukupi maka dibuat lembar-lembar baru untuk memuat ikhtisar pertanggungannya. Biasanya berbunyi : “Forming part of and attaching to policy no: …”

3.Collective Policies
Dalam hal industrial fire risk, value at risk dan/atau potential hazards yang sangat besar untuk ditutup satu perusahaan saja, maka broker akan mencari beberapa perusahaan untuk menutupnya bersama-sama. Bila broker telah mendapatkan persetujuan dari perusahaan-perusahaan untuk menjamin 100% of the value, “leading office” akan melakukan survey dan membuat perincian atas nama semua penanggung. Rincian bagian masing-masing perusahaan, premi pertama dan lanjutan bersamaan dengan salinan rincian akan dikirimkan ke perusahaan-perusahaan.
Bila perusahaan-perusahaan tersebut atau co-insurers setuju atas syarat-syarat polis, perusahaan-perusahaan tersebut menerbitkan “signing slip” kepada leading office yang memberikan wewenang kepada leading office untuk memberikan tanda tangan atas nama mereka.
Leading office akan menyiapkan dan menandatangani “collective policy” atas nama seluruh penanggung. Polis ini identik terhadap polis lainnya dengan 3 pengecualian:
a.tidak ada heading, yaitu nama dan alamat perusahaan tidak nampak di muka polis
b.di mana saja di setiap klausula, kata “penanggung” digunakan sebagai pengganti kata “perusahaan”
c.listing seluruh perusahaan yang on risk beserta bagiannya dalam persentase dan nomor individu referensi perusahaan termasuk di dalam polis

4.Endorsement
Endorsement adalah dokumen yang diterbitkan oleh penanggung pada periode pertanggungan sedang berlangsung berkaitan dengan adanya perubahan atas penutupan/pertanggungan yang ada, misalnya perubahan pada harga pertanggungan dan setiap penambahan atau pengembalian premi.

Endorsement slip biasanya memperlihatkan “future annual premium” atau new renewal premium. Dalam hal polis collective, endorsement disiapkan oleh leading office atas nama penanggung-penanggung.Endorsement slip harus dilampirkan di polis, namun banyak perusahaan menerbitkan new schedule memperlihatkan posisi up to date sebagai pengganti endorsement slip, khususnya polis-polis yang mempunyai beberapa item atau seksi dan untuk polis-polis kendaraan bermotor.

C.Cover Notes
Cover notes merupakan dokumen penutupan asuransi yang bersifat sementara (sampai waktu tertentu) sampai polis resmi diterbitkan. Hal ini terjadi karena informasi belum lengkap atau survey sedang dilakukan atau tertanggung membutuhkan dokumen yang menunjukkan bukti tentang penutupan asuransi.Dokumen cover notes diperlukan karena:
-untuk menerbitkan polis karena perlu waktu
-pertanggungan memerlukan bukti
-diterbitkan sebelum polis resmi terbit
-informasi yang diperlukan belum lengkap
-penanggung masih dalam melakukan survey
-cover notes merupakan dokumen yang sifatnya sementara (biasanya 30 hari) dan berakhir saat polis terbit. Bisa batal sebelum 30 hari (polis jadi sebelum 30 hari) atau bisa diperpanjang (bila polis belum selesai)
-ada kemungkinan untuk dibatalkan bila informasi tidak memuaskan
Bila ada cover notes tetapi belum ada polis, maka bila terjadi klaim, tetap akan diganti.

1.Penggunaan cover note
Cover note sering kali digunakan pada property insurance, tetapi jarang digunakan pada asuransi jiwa. Kadangkala jaminan asuransi jiwa sementara diterbitkan bila premi dibayar bersamaan dengan proposal form dan perusahan menyetujui atau menolak permanent cover setelah proposal telah dipertimbangkan oleh underwriter. Di dalam banyak hal pada asuransi jiwa, perusahaan menerbitkan “letter of acceptance” bila proposal dapat diterima dan proposer melengkapi kontrak dengan membayar premi pertama.

2.Motor insurance cover note
Cover note yang diterbitkan pada asuransi motor mempunyai dua arti:
a.cover note sebagai bukti kontrak komersial antara tertanggung dan penanggung
b.sebagai sertifikat asuransi di mana menyatakan bahwa dokumen yang diterbitkan oleh penanggung sebagaimana disyaratkan oleh RTA sehubungan dengan compulsory third party injury cover.

3.Yang membedakan polis dengan cover notes:

1.periode penutupannya
2.cover note bisa dibatalkan bila informasi tidak memuaskan
polis juga bisa dibatalkan, tetapi pada polis informasinya lebih lengkap

D.Sertifikat Asuransi
Sertifikat asuransi merupakan dokumen yang menegaskan bahwa telah terjadi penutupan asuransi. Pada umumnya sertifikat diberikan berkait dengan jumlah peserta yang sangat besar dan diwajibkan oleh UU dan pihak penanggung cukup mengeluarkan master polis sedangkan pesertanya diberikan dokumen dalam bentuk sertifikat.

1.Employers’ liability insurance
Employers’ Liability (compulsory insurance) Act 1969 menetapkan syarat untuk penutupan asuransi terhadap employers’ legal liability untuk kecelakaan dan sakit terhadap karyawannya. Act juga mensyaratkan bahwa employer harus memperlihatkan sertifikat pada setiap tempat dari penanggungnya bahwa employer diasuransikan terhadap resiko tersebut. Sertifikat harus menunjukkan:
a.nama pemegang polis
b.nomor polis
c.mulai berlaku dan berakhirnya asuransi
d.wording bahwa polis memenuhi syarat Employers’ Liability (Compulsory Insurance) Act 1969
e.tanda tangan wakil penanggung

2.Motor Insurance
RTA mensyaratkan bahwa bila kendaraan berada di jalanan umum harus ada polis asuransi yang in force yang menjamin liability pemakai terhadap third party injury yang disebabkan oleh kendaraan atau penggunaannya.
Sertifikat harus memperlihatkan:
a.tanda registrasi kendaraan
b.nama pemegang polis
c.mulai berlakunya penutupan
d.berakhirnya penutupan
e.orang-orang yang berhak mengendarai
f.batasan sehubungan dengan penggunaan kendaraan, misal normal private car certificate akan mengecualikan commercial travelling
Sertifikat juga harus menyatakan bahwa penanggung adalah motor insurer yang diberi kuasa untuk maksud keperluan Act.

3.Oil Carrying Vessels
The Merchant Shipping (Oil Pollution) Act 1971 amended by The Merchant Shipping Act 1974 menetapkan bahwa tanpa sertifikat asuransi oil carrying vessels tertentu tidak boleh memasuki atau meninggalkan pelabuhan atau terminal.

4.Solicitor
The Solicitor Act 1974 supplemented by the Solicitors’ Indemnity Rules 1975-1982 mewajibkan praktek solicitor mempunyai sertifikat asuransi sehubungan dengan professional indemnity insurance.

E.Construction of Policies
Polis asuransi adalah bukti perjanjian komersial dan ketentuan-ketentuan umum dari penafsiran dan interpretasi harus berlaku terhadap perjanjian asuransi dan juga perjanjian-perjanjian lain.
Polis adalah bukti perjanjian antara tertanggung dan penanggung yang memperlihatkan intensi mereka sehubungan dengan subject matter of insurance.

Prinsip umum :
Intensi dari masing-masing pihak diperlihatkan di dalam polis. Bila intensi tersebut tidak diperlihatkan, pihak yang dirugikan mencari perbaikan sehingga dokumen akan memperlihatkan intensi penuh.
Bila perselisihan timbul, pengadilan akan memutuskan apa arti kata-kata di dalam polis.

1.Arti kata-kata
Ordinary meaning dianggap bahwa kata-kata yang digunakan ditafsirkan menurut pengertian yang biasa atau populer (pemahaman bahasa sehari-hari).Commercial meaning. Kata-kata yang mempunyai arti bisnis akan ditafsirkan dengan arti tersebut.
Legal meaning. Bila kata-kata itu didefinisikan oleh Undang-Undang, arti dari definisi itu akan digunakan.

2.The Ejusdem Generis Rule
Berlaku untuk susunan kata-kata deskriptif yang digunakan di dokumen asuransi. Bila pernyataan khusus diikuti dengan pernyataan umum, maka pernyataan umum dimaksud akan diinterpretasikan sama dengan seperti hal-hal yang telah disebutkan secara rinci sebelumnya. Misal bila polis menjamin list of perils yang diakhiri dengan pernyataan umum “and all other perils”, maka pernyataan umum tersebut berlaku hanya untuk polis yang sama dengan yang ada di list.

3.Printed, Typed and Handwritten Words

Bila ada kontradiksi antara standard printed policy dan bagian-bagian yang diketik atau ditulis tangan, maka bagian yang ditulis tangan yang akan berlaku.

4.Express and Implied Terms

Bila ada kontradiksi antara express dan implied terms, maka express term akan berlaku

5.Contra Preferentum Rule
Bila ada dua arti di dalam wording, dua arti dimaksud akan ditafsirkan berlawanan dengan kepentingan penanggung. Tangung jawab ada pada penanggung untuk menggunakan kata-kata dengan arti yang jelas dan bila tidak, tertanggung akan diberikan keuntungan.

6.Rectification
Dalam hal salah satu pihak (biasanya tertanggung) mengetahui bahwa kesalahan timbul pada polis, tertanggung dapat meminta polis diperbaiki. Biasanya tertanggung meminta perusahaan untuk memperbaiki kesalahan dan ini idlakukan dengan menerbitkan polis baru atau dengan endorsement.